Tietojen käsittelyn yleisperiaatteet
Suomen Vaihdepalvelut Oy:n tietosuojaperiaatteiden tarkoituksena on kertoa niistä periaatteista ja käytännöistä, joita me Suomen Vaihdepalvelut Oy:ssä ja sen kanssa samaan konserniin kuuluvissa yhtiöissä (jäljempänä “Suomen Vaihdepalvelut”) noudatamme asiakkaidemme yksityisyyden suojan ja viestinnän luottamuksellisuuden varmistamiseksi. Suomen Vaihdepalvelut Oy päivittää tätä tietosuojaselostetta toimintansa ja palveluidensa kehittymisen myötä. Käyttämällä Suomen Vaihdepalvelut Oy:n palveluita hyväksyt samalla tämän Suomen Vaihdepalvelut Oy:n tietosuojaselosteen, ja annat suostumuksesi tietojesi keräämiseen, tallentamiseen ja käyttämiseen alla kerrotulla ja rekisteriselosteissa kuvatulla tavalla.
Suomen Vaihdepalvelut Oy on suomalainen vaihteenhoito ja puheluiden vastauspalveluita tuottava yritys.
Suomen Vaihdepalvelut Oy:n liiketoiminta perustuu puheluiden ulkoistamispalveluihin ja kattaviin yhteystietoihin, jotka löytyvät Suomen Vaihdepalvelut Oy:n tilaajatietokannasta. Löytämisen helpottamiseksi Suomen Vaihdepalvelut Oy tarjoaa erilaisia palveluja useisiin erilaisiin käyttötilanteisiin. Siksi tietosuojaa koskevat säännöt ovat paitsi yksityishenkilöille, myös Suomen Vaihdepalvelut Oy:lle ja sen liiketoiminnalle tärkeitä.
Suomen Vaihdepalvelut Oy noudattaa asiakkaiden henkilötietojen ja muiden asiakastietojen käsittelyssä Suomen lakeja sekä niiden nojalla annettuja viranomaisten määräyksiä. Tietosuojalainsäädännön yleinen perusperiaate on, että rekisteröidyn tulee olla tietoinen häntä koskevien henkilötietojen käsittelystä, ja hänellä on oikeus saada häntä koskevissa tiedoissa olevat virheet oikaistua, antaa ja peruuttaa suostumuksensa tietyntyyppiseen henkilötietojen käsittelyyn, ja joissain tapauksissa saada häntä koskevat tiedot kokonaan poistettua.
Kerättävät henkilötiedot (mitä tietoa kerätään ja mihin tietoa käytetään) määritellään tarkemmin Suomen Vaihdepalvelut Oy:n rekisteriselosteessa. Henkilötietojen ja muiden asiakastietojen käsittely perustuu useimmiten asiakassuhteeseen, muuhun asialliseen yhteyteen tai antamaasi suostumukseen. Voimme käsitellä tietoja myös muilla perusteilla, kuten toimeksiannostasi tai lain määräyksen perusteella. Tietojasi voidaan käsitellä Suomen Vaihdepalvelut Oy konsernin sisällä. Keräämme tietoja myös valikoiduista ulkopuolisista lähteistä, esimerkiksi Trafista, Suomen Numeropalvelu Oy:n tilaajatietokannasta ja kaupparekistereistä.
Keräämme henkilötietoja ja muita asiakastietoja sopimusten tekemisen yhteydessä, käyttäjien rekisteröityessä jonkin palvelumme käyttäjäksi, palveluiden käytön yhteydessä tai muutoin rekisteröitävältä itseltään. Kun käyttäjä vierailee Suomen Vaihdepalvelut Oy:n www- sivustoilla, jää siitä Suomen Vaihdepalvelut Oy:lle erilaisia anonyymeja tai selaimen käyttöä kuvaavia tietoja, kuten operaattorin/organisaation IP-osoite ja selailuhistoria. Seuranta perustuu evästeiden (cookie), tai muun vastaavan toiminnallisuuden käyttöön. Näitä tietoja voidaan yhdistää käyttäjään ainoastaan tämän suostumuksella. Keräämme potentiaalisten asiakkaiden henkilö-, tai yhteystietoja erilaisiin asiakastapahtumiin osallistuttaessa tai Suomen Vaihdepalvelut Oy:lle tulevista yhteydenotoista. Tiedot tallennetaan pysyvään suoramarkkinointirekisteriin ja niitä käsitellään rekisteriselosteen mukaisesti.
Suomen Vaihdepalvelut Oy nauhoittaa asiakaspalvelu- ja myyntipuhelut mahdollisesti syntyneiden sopimusten todentamiseksi sekä palveluiden laadun tarkkailemista ja kehittämistä varten. Puheluiden taltiointeja käsittelevät vain siihen oikeutetut henkilöt, joita koskee vaitiolovelvollisuus.
Yhteystietopalvelut ja tilaajatietokanta
Käyttäjällä ja tilaajana olevalla luonnollisella henkilöllä on oikeus maksutta kieltää itseään koskevien tietojen palvelussa kokonaan tai osittain. Käyttäjä voi myös kieltää kyseisten tietojen luovuttamisen edelleen. Mikäli julkaistuissa tiedoissa on virhe, Suomen Vaihdepalvelut Oy korjaa virheet pyynnöstä tarkoituksenmukaisella tavalla.
Jos henkilö haluaa muuttaa tai poistaa tietojaan vain jostain tietystä Suomen Vaihdepalvelut Oy:n palvelusta, pyynnöt tehdään Suomen Vaihdepalvelut Oy:n asiakaspalveluun.
Mikäli asiakas on itse lisännyt Suomen Vaihdepalvelut Oy:n internetpalveluihin muita omia yhteystietojaan, tulee asiakkaan itse huolehtia, että ne ovat oikein ja ajan tasalla. Suomen Vaihdepalvelut Oy saattaa lähettää tietojen päivitystä koskevia muistutusviestejä. Suomen Vaihdepalvelut Oy:llä on oikeus poistaa vanhentuneiksi ja asiattomiksi katsomiaan lisätietoja.
Asiakasviestintä ja suoramarkkinointi
Asiakasviestinnällä tarkoitetaan asiakassuhteen hoitamiseksi tarvittavaa yhteydenpitoa. Suomen Vaihdepalvelut Oy voi lähettää asiakkailleen tuotteita ja palveluita koskevaa asiakasviestintää ilman erillistä suostumusta.
Tietoyhteiskuntakaaren mukaan automatisoitujen soittojärjestelmien sekä sähköpostiviestien, tekstiviestien, puheviestien, ääniviestien tai kuvaviestien avulla toteutettua suoramarkkinointia saa kohdistaa vain sellaisiin luonnollisiin henkilöihin, jotka ovat antaneet siihen ennalta suostumuksensa. Luonnolliselle henkilölle saa harjoittaa muuta suoramarkkinointia (kuten telemarkkinointia), jollei tämä ole sitä nimenomaisesti kieltänyt. Rekisteröidyllä on oikeus maksutta kieltää suoramarkkinointi.
Suoramarkkinointia yhteisölle saa harjoittaa, jollei tämä ole sitä nimenomaisesti kieltänyt. Yhteisölle on annettava mahdollisuus helposti ja ilman erillistä maksua kieltää yhteystietojensa käyttö jokaisen suoramarkkinointitarkoituksessa lähetetyn viestin yhteydessä. Suoramarkkinointikielto tulee tehdä ensisijaisesti suoramarkkinointia harjoittavalle yritykselle, vaikka Suomen Vaihdepalvelut Oy olisikin mainittu osoitelähteenä.
Jos Suomen Vaihdepalvelut Oy saa asiakkaana olevalta luonnolliselta henkilöltä sähköpostiviestiin, tekstiviestiin, puheviestiin, ääniviestiin tai kuvaviestiin liittyvän yhteystiedon tuotteen tai palvelun myynnin yhteydessä, voi Suomen Vaihdepalvelut Oy käyttää tätä yhteystietoa omien samaan tuoteryhmään kuuluvien tai muuten vastaavien tuotteiden ja palvelujen suoramarkkinoinnissa ilman ennakkosuostumusta.
Suomen Vaihdepalvelut Oy:n itse harjoittaman suoramarkkinoinnin ja asiakasviestinnän voi kieltää ilmoittamalla siitä Suomen Vaihdepalvelut Oy:n asiakaspalveluun, puh. 020 155 8862 tai sähköpostitse asiakaspalvelu@suomenvaihdepalvelut.fi
Evästeet
Suomen Vaihdepalvelut Oy:n verkkosivustot ja mobiilisovellukset käyttävät evästeitä, ja muita vastaavia tekniikoita mukaan lukien kolmannen osapuolen evästeet, palveluiden toteuttamiseen ja kehittämiseen, verkkoanalyysiin sekä markkinoinnin kohdistamiseen. Kohdistettua mainontaa voi esiintyä sekä Suomen Vaihdepalvelut Oy:n että kolmansien osapuolien sivustoilla tai palveluissa. Käyttäjä voi kieltää evästeen tallentumisen muuttamalla selaimen asetuksia. Joissakin tapauksissa esto voi johtaa siihen, että internetsivujen selailu hidastuu tai sivusto ei toimi lainkaan. Evästeilmoituksen sulkemisella tai Suomen Vaihdepalvelut Oy:n verkkosivuston käytön jatkamisella muuttamatta verkkoselaimen evästeasetuksia hyväksyt evästeiden käytön. Evästeiden tallentumisen estäminen ei poista mainosten esittämistä, vaan johtaa siihen, että mainontaa tai muuta sisältöä ei ole mukautettu aiemmin kerätyn tiedon perusteella.
Evästeet ovat tiedostoja, jotka sivusto, sovellus tai klikattu mainos asettaa selaimeen käyttäjän kutsuman sivuston mukana. Eväste sisältää nimettömän, selainkohtaisen tunnisteen, jonka avulla Suomen Vaihdepalvelut Oy voi myöhemmin tunnistaa eri selaimet tai päätelaitteet eri verkkosivustoilla ja palveluissa. Ainoastaan evästeen lähettänyt palvelin voi myöhemmin lukea ja käyttää evästettä.
Kolmannet osapuolet voivat Suomen Vaihdepalvelut Oy:n luvalla asettaa evästeitä käyttäjän päätelaitteelle käyttäjän vieraillessa Suomen Vaihdepalvelut Oy:n verkkosivustoilla esimerkiksi tarjotakseen käyttäjälle kohdennettua mainontaa tai tilastoidakseen eri sivustojen kävijämääriä. Koska käyttäjän selain pyytää kolmannen asettamia mainoksia Suomen Vaihdepalvelut Oy:n ulkopuoliselta palvelimelta, nämä kolmannet osapuolet voivat katsella, muokata tai asettaa omia evästeitään aivan kuin käyttäjä olisi näiden kolmansien verkkosivustoilla.
Esimerkkinä evästeiden käyttötarkoituksesta voidaan mainita markkinoinnin kohdentaminen. Suomen Vaihdepalvelut Oy voi käyttää verkkosivustojensa käytöstä evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla kerättyä tietoa myös tietylle selaimelle kohdennetun mainonnan tai sisällön tuottamiseen luomalla erilaisia kohderyhmäsegmenttejä. Eri kohderyhmäsegmenteille esitetään kerättyihin tietoihin perustuen kohderyhmää todennäköisesti kiinnostavaa mainontaa tai sisältöä Suomen Vaihdepalvelut Oy:n tai sen yhteistyökumppaneiden tarjoamilla verkkosivustoilla ja sähköisissä palveluissa.
Käyttäjää ei voida tunnistaa pelkkien evästeiden avulla. Suomen Vaihdepalvelut Oy voi rekisteriselosteen mukaisesti kohdistaa asiakkaidensa verkkomainontaa ja muuta markkinointia asiakasrekisteritietojensa, väestötietojärjestelmän, Trafin ja muista rekistereistä saatujen tietojen perusteella käyttämällä anonyymejä kohdennustietoja evästeissä käyttäjän suostumuksella.
Välitys- ja sijaintitietojen käsittely
Suomen Vaihdepalvelut Oy käsittelee viestinnän välitystietoja ja sijaintitietoja tietoyhteiskuntakaaren mukaisesti esimerkiksi palvelujen toteuttamiseksi sekä myös laskutusta, teknistä kehittämistä ja asiakkaan suostumuksella markkinointia varten. Välitystietoja saavat Suomen Vaihdepalvelut Oy:llä käsitellä vain tietyt henkilöt, jotka tarvitsevat työssään kyseisten tietojen käsittelyoikeutta. Käsittely toteutetaan kuitenkin vain toimien vaatimassa laajuudessa ja luottamuksellisen viestin ja yksityisyyden suojaa tarpeettomasti vaarantamatta. Suomen Vaihdepalvelut Oy säilyttää välitystietoja ja sijaintitietoja lain sallimissa ja velvoittamissa rajoissa. Laskutusta varten tarpeellisia välitystietoja säilytetään vähintään kolme kuukautta ja enintään kolme vuotta laskun eräpäivästä, ellei tietoja ole tarpeen laskun perintään liittyvistä syistä säilyttää kauempaa.
Paikantavien palvelujen osalta solutunnisteisiin perustuva sijaintitieto (tarkkuus 100 m – 15 km) saadaan teleyrityksiltä ja sitä käsitellään yleensä kertaluontoisesti ja säilytetään korkeintaan Suomen Vaihdepalvelut Oy:n paikantavien palvelujen tuottamiseksi tarvittavan ajan. Sijaintitietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille. Teknistä rajapintaa teleyritysten paikkatietoihin voidaan tarjota ulkopuolisille palveluntarjoajille. Nämä ulkopuoliset palveluntarjoajat vastaavat itse omien palveluidensa lainmukaisuudesta ja paikantamista koskevien suostumusten hallinnoinnista.
Tietoturva
Suomen Vaihdepalvelut Oy huolehtii palveluidensa tietoturvasta käyttäen menettelytapoja, jotka ovat tarkoituksenmukaisessa suhteessa uhkien vakavuuteen ja tekniseen kehitystasoon sekä kustannuksiin. Tietosuojasta ja tietoturvasta huolehtivat siihen erikseen nimetyt henkilöt. Sisäisiä tietosuojaa ja tietoturvaa koskevia Suomen Vaihdepalvelut Oy:n ohjeistuksia toteutetaan muun muassa proaktiivisen riskienhallinnan keinoin, huomioimalla tietosuoja- ja tietoturva tuotteidemme ja palveluidemme suunnittelussa sekä kouluttamalla henkilöstöämme.
Pyydämme kuitenkin kiinnittämään huomiota siihen, että mikään yritys ei voi tarjota täydellistä tietoturvaa. Jokaisen Suomen Vaihdepalvelut Oy:n asiakkaan on myös itse huolehdittava omasta tietoturvastaan tarkoituksenmukaisella tavalla, esimerkiksi huolehtimalla ajantasaisten virus- ja palomuuripalveluiden käytöstä ja käyttöjärjestelmien päivityksistä.
Kielto-oikeus ja tarkastusoikeus
Rekisteröidyillä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin sekä mielipide- tai markkinatutkimukseen ja oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ilmoittamalla siitä Suomen Vaihdepalvelut Oy:lle puhelimitse asiakaspalvelun numeroon 020 703 2500 tai sähköpostitse osoitteeseen asiakaspalvelu@suomenvaihdepalvelut.fi.
Rekisteröidyllä on henkilötietolain 26 §:n mukaisesti oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteella:
- Suomen Vaihdepalvelut Oy
- Isokatu 16 B 12
- 90100 Oulu
Yhteystiedot
